Oznaczenie sprawy: GCOP-ZP.2711.75.2.2016

Nazwa i adres zamawiającego: Gliwickie Centrum Organizacji Pozarządowych, ul. Zwycięstwa 1, 44-100 Gliwice.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest obsługa cateringowa szkoleń realizowanych przez Gliwickie Centrum Organizacji Pozarządowych dla uczestników projektu pt. "Regionalny Ośrodek Wspierania Ekonomii Społecznej" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 oś priorytetowa: IX. Włączenie społeczne; działanie: 9.3 Rozwój ekonomii społecznej w regionie; poddziałanie 9.3.1: Wspieranie ekonomii społecznej

I. Opis przedmiotu zamówienia:
Obsługa cateringowa szkoleń polegać ma na sukcesywnym dowozie posiłków do siedziby Zamawiającego. Maksymalna liczba szkoleń wynosi 15. Zamawiający przewiduje, że Wykonawca dowiezie pierwszy pakiet zamówienia (napoje, przekąski) dzień przed szkoleniem oraz drugi pakiet (ciepłe posiłki) w dniu szkolenia w godzinach wcześniej ustalonych.
Menu obsługi cateringowej jednego szkolenia:

I Pakiet stały dla każdego szkolenia, na który składają się:

- napoje chłodzące w postaci wody mineralnej niegazowanej - 3 butelki o poj. 1,5 l każda
- napoje chłodzące w postaci soków owocowych - 3 kartony o pojemności 1 l każdy
- kubki jednorazowe do napojów chłodzących - x 10
- kubki jednorazowe do napojów gorących - x 10
- mieszadełka plastikowe jednorazowe - x 10

- opakowanie kawy rozpuszczalnej (400 g) i herbaty ekspresowej czarnej (25 torebek) oraz cukier w saszetkach (20 szt.) i małe opakowanie mleka do kawy (łącznie 500g)
- przekąski w postaci: słodkich ciasteczek - 4 opakowania (min. 100g/opakowanie) oraz słonych paluszków - 1 opakowanie (250-300g/opakowanie)

Maksymalna ilość pakietów 15.

 

II Pakiet

Ciepły posiłek w opakowaniu na wynos wraz ze sztućcami jednorazowymi dla każdego uczestnika (dania mięsne lub bezmięsne) około 10 porcji ciepłych jednorazowo z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia liczby porcji po wcześniejszym zgłoszeniu Zamawiającego.
Zamawiający przewiduje łączną liczbę ok.150 posiłków.

Miejsce: Inkubator Społecznej Przedsiębiorczości w Gliwicach (Filia Gliwickiego Centrum Organizacji Pozarządowych, ul. Kościuszki 35 44-100 Gliwice); inne miejsce na terenie Gliwic niezbędne do wykonania zadania.

II. Szczegóły realizacji

- Zamawiający będzie informował Wykonawcę o terminach szkoleń drogą poczty elektronicznej lub telefonicznie, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.
- Dla każdego terminu obsługi cateringowej zostanie przez Zamawiającego wystawione zlecenie z określeniem daty i godziny wykonania usługi oraz informacją o liczbie porcji zamawianych na dane szkolenie, w tym o liczbie posiłków mięsnych i bezmięsnych oraz ich rodzaju, która ostatecznie będzie potwierdzana do 30 minut od wyznaczonej godziny rozpoczęcia szkolenia (po zweryfikowaniu listy obecności).
- Zlecenie będzie wystawiane przez Zamawiającego 3 dni przed terminem szkolenia.
- Dopuszcza się również wprowadzanie zmian w zleceniu - Zamawiający będzie zgłaszał ostateczną liczbę i rodzaj posiłków telefonicznie najpóźniej do 30 minut od wyznaczonej godziny rozpoczęcia szkolenia (po zweryfikowaniu listy obecności).
- Zamawiający będzie wystawiał zlecenia drogą poczty elektronicznej lub telefonicznie.
- Przyjęcie zlecenia do realizacji Wykonawca będzie potwierdzał drogą poczty elektronicznej lub telefonicznie.

Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do 31.08.2018 r.
Oświadczenia lub dokumenty, jakie należy dostarczyć wraz z drukiem oferty:

- aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,


Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:
Przy wyborze oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich znaczeniem:

nazwa	waga (znaczenie)%	sposób liczenia wg wzoru
cena	Wa=100,00	Ca=((Cmin/Cof)xWa)x100 pkt

1) Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez oferentów w zakresie powyższych kryteriów,
2) zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, którego oferta jest zgodna z treścią ogłoszenia i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej kryteria wyboru.
Zasady wyjaśniania treści ogłoszenia:
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu, chyba że zapytanie wpłynie do zamawiającego na mniej niż 3 dni przed terminem składania ofert.

Forma, miejsce i termin składania ofert
Ofertę o treści załącznika nr 1 należy przesłać w formie pisemnej na adres Zamawiającego lub mailem na adres przetargi@gcop.gliwice.pl do dnia 20-06-2016 r. do godziny 10:00.

Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

Zmiana lub odwołanie warunków przetargu:
Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić lub odwołać warunki przetargu. Informację o dokonanej zmianie  lub odwołaniu zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu oraz przekaże oferentom, którzy złożyli oferty.

Warunki zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru:
Zamawiający zamknie przetarg bez dokonania wyboru, jeżeli:
a) nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków przetargu,
b) cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa,
d) przetarg obarczony będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Warunki odwołania przetargu:
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania przetargu bez podania przyczyny. Odwołanie może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informację o odwołaniu przetargu zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu oraz przekaże oferentom, którzy złożyli oferty.

Sytuacje, w których oferty nie będą podlegały ocenie:
Oferty nie będą podlegały ocenie w przypadku, gdy:
a) zostaną złożone po upływie terminu składania ofert,
b) treść oferty nie będzie odpowiadała treści ogłoszenia,
c) oferent nie uzupełni dokumentów w wyznaczonym terminie lub nie wykaże spełniania warunków przystąpienia do przetargu,
d) będą zawierały błędy w obliczeniu ceny, których nie będzie można uznać za oczywistą omyłkę rachunkową,
e) oferent w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w sposób zawiniony naruszył obowiązki zawodowe lub umowne, w szczególności, gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie.

Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie:
W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne nieistotne omyłki. Informację o poprawieniu omyłek zamawiający zamieści  w  informacji  o wynikach przetargu.

Zasady uzupełniania dokumentów:
Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę i który wraz z ofertą nie złożył wymaganych oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt 10. lub jeżeli dokumenty te zawierają błędy, wzywa się do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. W przypadku nieuzupełnienia dokumentów lub uzupełnienia dokumentów, które nie potwierdzają spełniania warunków przystąpienia do przetargu, procedurę, o której mowa w zdaniu pierwszym stosuje się do kolejnego oferenta, chyba że zachodzą przesłanki zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru.

Forma składanych dokumentów:
Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

Sposób porozumiewania się zamawiającego z oferentami (przed i po otwarciu ofert):
1) wszystkie oświadczenia, zawiadomienia i informacje dotyczące przetargu zamawiający:
a) do upływu terminu składania ofert – zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu,
b) po upływie terminu składania ofert – prześle pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, z wyjątkiem informacji, o których mowa w pkt. 2),
2) informację o wynikach lub o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru zamawiający przekaże na piśmie oferentom oraz zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu.

Zasady zmiany lub wycofania oferty:
Oferent będzie mógł przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę, składając w sekretariacie organizatora przetargu  stosowne pisemne oświadczenie.

Wybór oferty:
1) w przypadku jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego,  zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert przetargowych lub zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru oferty,
2) jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną,
3) jeżeli w przetargu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach,
4) jeżeli w przetargu, w którym cena nie jest jedynym kryterium, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie oraz o takim samym bilansie pozostałych kryteriów, zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie kryterium ceny. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

Oferty złożone po terminie:
Zwrot oferty złożonej po terminie nastąpi na pisemny wniosek oferenta.

Istotne postanowienia umowy:
 zawiera załączony do ogłoszenia wzór umowy 

Uwaga! Do niniejszego przetargu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

Załączniki

__________________________________ data i podpis osoby sporządzającej ogłoszenie

__________________________________ data i podpis osoby upoważnionej